Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, thông tin được xem như mạch máu của doanh nghiệp. Nếu là lĩnh vực báo chí, các báo mạng sẽ cạnh tranh lên tin bài trước đối thủ, có nhiều độc giả hơn. Giữa các doanh nghiệp đấu thầu, bên nào có thể đưa ra bản đề xuất sớm hơn sẽ chiếm ưu thế hơn. Để thông tin luôn được thông suốt và liền mạch đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần có cách quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả.

Thế nhưng bạn có biết rằng bình quân doanh nghiệp mất đến 40% thời gian để tìm kiếm thông tin mình đã tạo ra. Có nghĩa trong 8 tiếng làm việc hàng ngày, mỗi nhân viên của bạn phải mất đến khoảng 3 tiếng để đi tìm một thông tin đã có sẵn của công ty. Điều này gây nên sự ảnh hưởng rất lớn về thời gian, công sức cũng như hiệu quả công việc. Để khắc phục hiện trạng này, các phần mềm văn bản lần lượt ra đời như một giải pháp kịp thời, giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý thông tin một cách hiệu quả.

Tra cứu thông tin nhanh chóng

Trong một phòng ban nhỏ, quy mô chỉ 4-5 người thì việc trao đổi thông tin diễn ra rất nhanh chóng. Nếu bạn cần hợp đồng trong dự án cũ, chỉ cần hỏi đồng nghiệp phụ trách dự án đó là sẽ dễ dàng có được. Thế nhưng xét trên quy mô một doanh nghiệp với 4-5 phòng ban như vậy, khi một nhân viên cần tìm một tài liệu cụ thể sẽ mất bao nhiêu thời gian? Khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong công việc, mọi tài liệu của công ty sẽ được quản lý trên phần mềm đó, tài liệu sẽ được chia sẻ dễ dàng cho nhân viên. Đặc biệt, việc tra cứu thông tin trên phần mềm sẽ đơn giản hơn rất nhiều khi phải thực hiện thủ công. Với phần mềm Docless, thậm chí bạn còn có thể tra cứu dựa trên thông tin trong văn bản (không được hiện ở tiêu đề).

Tiết kiệm thời gian:    

Có một sự thật là có tới 70% thông tin sẽ được tạo mới thay vì tái sử dụng, hiện trạng này từ đâu mà có? Ví dụ khi kế toán cần phải làm một ủy nhiệm chi mới để thanh toán hợp đồng cho nhà cung cấp, kế toán sẽ phải hỏi phòng kinh doanh để lấy thông tin sau đó mới làm một ủy nhiệm chi mới. Quy trình như vậy đã làm mất thời gian không cần thiết và kéo dài công việc. Với phần mềm quản lý văn bản, khi cần sử dụng một thông tin cũ bạn chỉ cần tìm kiếm trên hệ thống tài liệu của phần mềm thông tin đó và trực tiếp sử dụng. Tiết kiệm thời gian và xử lý công việc hiệu quả cũng chính là tiết kiệm tiền bạc cho doanh nghiệp.

Thúc đẩy tiến trình xử lý công việc hiệu quả:    

Xét duyệt hay ký giấy tờ, tài liệu là quy trình xử lý thông tin giữa nhiều phòng ban và mất khá nhiều thời gian. Đối với các phần mềm quản lý văn bản, quy trình này lại có thể được thực hiện một cách khá đơn giản. Với chức năng theo dõi tiến trình công việc, một tài liệu cần ký duyệt sẽ được đưa lên hệ thống văn bản của phần mềm và lần lượt chuyển đến người phụ trách tài liệu đó. Trong trường hợp người phụ trách đi công tác, công việc vẫn không bị gián đoạn do thủ tục không cần thực hiện ở văn phòng. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR của phần mềm Docless còn cho phép sử dụng chữ ký điện tử để ký duyệt, giúp công việc được xử lý nhanh chóng.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, thông tin hay thời gian đều là vàng bạc. Áp dụng phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc tìm kiếm thông tin dễ dàng, tiết kiệm thời gian sẽ giúp cho công việc được xử lý thuận lợi, đẩy nhanh tiến độ. Như vậy mới có thể tiết kiệm tiền bạc và nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thành phố Đà Nẵng là địa phương đầu tư mạnh mẽ và đạt được nhiều kết quả về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước. Đặc biệt, trong công tác văn thư, rất nhiều cơ quan, đơn vị đang ứng dụng đồng bộ Phần mềm Quản lý văn bản. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đã giúp cho các cơ quan, đơn vị quản lý chặt chẽ và khoa học quy trình xử lý giấy tờ. Minh chứng thực tế là nhiều thủ tục hành chính tại Đà Nẵng được giải quyết rất nhanh gọn, mang lại hiệu quả công việc. Thành phố cũng đang chuẩn bị xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ để số hóa tài liệu giấy. Vì vậy, trong thời gian không xa, những tài liệu giấy có giá trị của các cơ quan, đơn vị sẽ được số hóa toàn bộ và được quản lý trên phần mềm lưu trữ.