Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn thường

Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn thường?

Kể từ khi bộ tài chính và tổng cục thuế đưa ra quyết định 1209/QĐ-BTC và 1445/QĐ-TCT về việc sử dụng hóa đơn điện tử đến nay, rất nhiều công ty dịch vụ phần mềm lớn như: mobifone, viettel, Bkav,… đã lần lượt ra mắt các phần mềm, giải pháp về hóa đơn điện tử. Vậy lý do gì để các doanh nghiệp nên chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Tiết kiệm chi phí

Theo luật kế toán, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Hãy thử hình dung lượng hóa đơn giấy của doanh nghiệp bạn trong 10 năm sẽ lớn thế nào và bạn cần bỏ ra bao nhiêu chi phí, nhân lực để in ấn, quản lý số hóa đơn này. Đặc biệt với các doanh nghiệp B2C, số lượng hóa đơn còn lớn hơn các doanh nghiệp B2B gấp nhiều lần. Thế nhưng với hóa đơn điện tử, mọi hóa đơn đều được lưu trữ và quản lý trên máy tính, số hóa đơn giấy bạn vừa tưởng tượng sẽ hoàn toàn biến mất. Thay vì phải chuyển phát nhanh hóa đơn như thường làm, các doanh nghiệp cũng tiết kiệm được đáng kể khi chỉ cần gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng, đối tác,…

Thuận tiện trong nghiệp vụ kế toán

Lưu trữ hóa đơn giấy sẽ mất rất nhiều thời gian mỗi khi cần tìm lại hóa đơn cũ, đối chiếu dữ liệu hay kê khai nộp thuế. Chưa kể ở một số doanh nghiệp nhỏ, nếu quản lý không tốt rất dễ thất lạc hóa đơn. Với hóa đơn điện tử, kế toán có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm hóa đơn; đồng thời giúp công việc kiểm toán thuận tiện và nhanh chóng hơn. Ngoài ra trong giao dịch, việc xuất hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng hơn xuất hóa đơn giấy rất nhiều.

Dựa trên một số khảo sát ở các doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử, mô hình này giúp kế toán giảm tới 60% thời gian xử lý các nghiệp vụ như xuất bản, kê khai, báo cáo… hóa đơn.

Đảm bảo độ chính xác và an toàn

Hóa đơn yêu cầu phải hoàn toàn chính xác tên công ty, mã số thuế và một số thông tin liên quan khác. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện giao dịch có không ít hóa đơn bị làm sai và phải sửa lại. Quy trình xử lý hóa đơn lỗi khá rườm rà và mất thời gian, hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, thực hiện kê khai lại khá phiền phức. Áp dụng hóa đơn điện tử, việc xử lý hóa đơn lỗi sẽ đơn giản hơn rất nhiều, tiết kiệm thời gian làm việc cho cả hai bên. Hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng làm giả hóa đơn, đảm bảo tính an toàn và bảo mật.

Tăng khả năng quản lý

Áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tra cứu và quản lý hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Các phần mềm hóa đơn điện tử đều có hỗ trợ ứng dụng chữ ký số (thông qua USB token) giúp tiết kiệm thời gian xử lý lượng lớn hóa đơn và giảm bớt thủ tục hành chính. Như vậy giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả hơn, hỗ trợ công việc được giải quyết nhanh chóng.

Góp phần bảo vệ môi trường

Việc thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử có thể giảm đáng kể lượng giấy tờ doanh nghiệp sử dụng, gián tiếp giảm lượng gỗ sử dụng trong sản xuất giấy, góp phần thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp trong việc bảo vệ môi trường.

Dưới đây là bảng so sánh hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử dựa trên một số tiêu chí tiêu biểu: